Лист ресурсов в ms project. Добавление ресурсов в проект

Лекция: Ресурсы и назначения

5.1. Создание списка ресурсов

Ресурс – это трудовая, материальная, финансовая, техническая или иная единица, которая используется для выполнения задач проекта. В Microsoft Project ресурсы могут быть трех видов.

Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.
Материальные –материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.
Затратные – различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т.п.

Основными характеристиками трудового ресурса являются.

График доступности. Задает периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.
Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.
Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;
Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.

Материальный ресурс характеризуется только стоимостью, складывающейся из двух частей.

Стандартная ставка. Задает стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потребленного количества на значение стандартной ставки.
Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.

Для создания списка ресурсов, задействованных при выполнении проекта, нужно выбрать представление Лист ресурсов или пункт меню Вид/Лист ресурсов. Это представление изображено на рис. 5.1.

Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонке Тип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств.

Рис. 5.1. Лист ресурсов проекта
^

5.2. Окно свойств ресурса

Окно свойств ресурса открывается двойным щелчком мыши по соответствующей строке таблицы ресурсов и содержит вкладки Общие, Затраты, Заметки, Настраиваемые поля. Вкладка Общие изображена на рис. 5.2. Здесь вводятся название, краткое название ресурса, его тип, график доступности, максимальное количество единиц доступности и индивидуальный календарь рабочего времени.

Рис. 5.2. Вкладка Общие окна свойств ресурса

График доступности задается только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов:

Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок);
Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок);
Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.

Поля Группа и Код позволяют сгруппировать ресурсы по группам и назначить им определенные коды. Их значения используются для выполнения операций фильтрации и группировки.

Тип резервирования принимает одно из двух значений:

выделенный – ресурс принимает участие в проекте;
предложенный – ресурс может принять участие в проекте, но окончательное решение еще не принято.

Кнопка Изменить рабочее время активна только для трудовых ресурсов. Она открывает индивидуальный календарь рабочего времени, приемы работы с которым совпадают с рассмотренными ранее в лекции 3 приемами обработки календаря.

Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Вкладка Затраты окна свойств ресурса

Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимостных схем и применять их для различных задач. Схемы соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.

Стоимость задается в таблице, состоящей из четырех столбцов.

Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.
Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задает ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Интервал времени, для которого указана ставка обозначается сокращениями м (минута), ч (час), д (день), мес (месяц). Для материальных ресурсов эта ставка задает стоимость за использование единицы соответствующего материала.
Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудовых ресурсов. Задает порядок начисления оплаты труда пропор-ционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.
Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают суммы, начисляемые при каждом использовании ресурса вне зависимости от объема выполненных трудозатрат. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.

Для затратных ресурсов стоимость на вкладке Затраты не задается. Она указывается при их назначении на конкретную задачу и может отличаться для разных задач.

Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.

В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации;
Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а остальные распределяются во времени пропорционально его использованию;
По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.

На вкладке Заметки (рис. 5.4) располагаются комментарии и пометки, содержащие важную для менеджера проекта информацию. Редактор заметок имеет возможности редактирования шрифта, задания способа выравнивания текста и создания маркированного списка. В заметки может быть внедрен внешний объект, например фотография сотрудника.

Рис. 5.4. Вкладка Заметки окна свойств ресурса

На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определенных в проекте настраиваемых полей ресурсов. Подробно работа с такими полями будет рассмотрена в лекции 6.

Tutorial

Небольшое введение

Вся методология - это просто набор простых методов и рекомендаций по использованию MS Project для решения прикладных задач руководителя проекта. Сразу оговорюсь, что методология не претендует на универсальность, и применима только при некоторых ограничениях, которые я буду упоминать по ходу повествования.

Для начала, давайте вспомним, что обычно требуется от руководителя проекта. Для опытных руководителей это очевидно, а начинающим (или только собирающимся стать руководителями) будет полезно лишний раз вспомнить. Итак, проект по разработке программного обеспечения - это создание некоторое уникального продукта. На разных этапах жизненного цикла проекта от РП требуется решать различные задачи.

Перед началом проекта

Перед началом проекта от руководителя проекта обычно требуется ответить на два вопроса:

сколько проект займет времени
сколько проект будет стоить

При этом важно понимать, что никого не интересует ответ вида «не раньше чем через полгода». Требуется как раз оценка сверху.

Примечание . Мне никогда не приходилось иметь дела с явными денежными оценками проекта, и, как я сейчас понимаю, это серьезное упущение. Все проекты, которыми я руководил, исполнялись сотрудниками компании. Команда проекта формировалась на всё время проекта, некоторые специалисты привлекались на определенное время. Фактически, от меня требуется оценка количества требуемых исполнителей, а также сроки их привлечения. Как мне кажется, это достаточно типичная ситуация для компаний, занимающихся разработкой ПО. В итоге все сводится к оценке трудозатрат, которая, с использованием эмпирических формул, превращается в оценку стоимости проекта. Как видим, присутствует прямая зависимость стоимости проекта от его сроков.

В процессе выполнения проекта

В условиях упомянутых ограничений, основной задачей руководителя проекта является обеспечить выполнение проекта в заявленный срок, а это непосредственно
влияет на его стоимость. Непредвиденные обстоятельства, которые обязательно сопутствуют любому проекту, могут привести к срыву сроков. Строго говоря, сроки проекта могут неожиданно и сократиться, но, честно говоря, я такого никогда не видел. От руководителя требуется своевременно реагировать на такие события, чтобы уменьшить негативные последствия. Единственный известный мне способ решения этой задачи - это аккуратное планирование, регулярное отслеживание надвигающихся проблем и корректирование планов.

При завершении проекта

При завершении проекта руководитель обычно оглядывается назад и подводит итоги проекта. Чаще всего требуется оценить насколько проект выбился из плановых графиков и почему это произошло.

Что умеет MS Project

Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями - задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути - это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация (то, что Project делает сам, в ответ на введенные данные).

Разберем вкратце свойства сущностей.

Задача имеет длительность, объем, назначенный ресурс и еще чертову уйму различных свойств. Если встроенных свойств не хватает, можно добавить свои - этим мы потом воспользуемся. Задачи могут быть связаны между собой различными отношениями (предшественники, последователи и т.п.).

Ресурс имеет много описательных свойств, но самое главное - для него можно
задать доступность во времени, для этого используется календарь. Ресурс может быть
назначен на задачу.

На основе этих данных Project умеет делать различные представления с использованием
фильтров, группировок, сортировок и т.п. Кроме этого он умеет по некоторому алгоритму
вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов
и связей между задачами. Вот, собственно, и почти все что он умеет.
Давайте посмотрим, какую пользу можно из этого извлечь

Как это использовать

Примечание Чтобы было понятнее, я уточню некоторые общие свойства проектов,
с которыми я работал. Итак, речь идет о проектах по разработке программного обеспечения,
которые состоят из нескольких этапов. В конце каждого этапа мы должны получить некоторый
осязаемый результат, который будет предъявлен заказчику, поэтому для нас важно оценить
срок не только проекта в целом, но и каждого этапа. Повторяю, единственный вид ресурсов
который требуется - это люди, причем мы не нанимаем специалистов со стороны, а используем
возможности уже работающих сотрудников.

Подготовка плана

Итак, перед нами лежит техническое задание, и требуется дать ответ на три вопроса:

Сколько времени займет этот проект?
Сколько (и каких) специалистов для этого потребуется?
Какие примерно трудозатраты ожидаются по этому проекту?

Для этого мы готовим прикидочный план выполнения проекта в MS Project. Т.е. просто последовательно выписываем задачи, которые необходимо выполнить. Методика превращения техзадания в набор задач - это отдельная история, я не буду на ней сейчас останавливаться.
Подготовка плана выполняется в несколько этапов:

Готовим список задач
Выставляем зависимости между задачами
(результат какой задачи необходим для перехода к следующей?).
Назначаем исполнителей задач
Выравниваем загрузку ресурсов
Балансируем то, что получилось

При подготовке плана придерживаемся следующих рекомендаций:

Не используем суммарные задачи для декомпозиции.
Все задачи помещаем в один линейный список. Сначала это может показаться неудобным,
но зато избавляет от многих проблем в дальнейшем. Для управления структурой задач
используем настраиваемые поля (см.ниже).
Очень часто для управления зависимостями задач используют Drag&Drop. Когда задач много это быстро становится неудобно. Я рекомендую в этом случае не использовать перетаскивание, а явное указывать номера задач-предшественников. для этого можно добавить в таблицу столбец «предшественники» и вписывать номера задач вручную.
Срок каждой задачи не должен превышать двух недель.
Если срок задачи превышает неделю - это уже повод задуматься о её декомпозиции. Я придерживался очень простой методики оценки: примитивная задача - 2 дня, средней
сложности - 1 неделя, сложная задача - 2 недели. При этом сложных задач не должно быть много. Такой подход дает возможность подготовить оценочный план довольно быстро.
С одной стороны, полученная оценка, конечно, не будет точной, но, с другой стороны - а какая из них точная? По опытку практического применения могу сказать, что на
больших проектах погрешности оценок отдельных задач обычно нивелируются, а на малых часто можно (и нужно!) использовать и более точные оценки.
Всеми силами избегаем задач, у которых несколько исполнителей. Для каждой задачи должен быть назначен только один исполнитель. Двух исполнителей имеет смысл назначать
только если они действительно работают вдвоем (например, вы практикуете парное программирование). В прочих случаях лучше декомпозировать задачу.
При назначении исполнителей руководствуемся их профессией и квалификацией, пока не беспокоясь о равномерности загрузки.
Используем суммарные задачи для разделения задач на этапы. Ставим зависимости между этапами, чтобы они шли последовательно. Разделение на этапы пока достаточно приблизительное.

Балансировка проекта

Самым главным в методике является именно балансировка. Цель этого процесса - подготовить план, в котором работы достаточно равномерно разделены между исполнителями на всем протяжении.

После первичной подготовки плана обычно получается полное безобразие, а не проект. Поэтому начинаем приводить его в порядок. Приведение в порядок заключается в ручной балансировке назначений исполнителей и разделений на этапы. Для этого используем группировку задач по исполнителям , чтобы увидеть как разложились задачи. Для удобства просмотра рекомендую сортировать задачи по дате начала.

Примечание. Теоретически, для оценки загрузки полагается использовать графики
загрузки пользователей. Эти графики хороши (наверное) для начальства, когда они
оценивают готовый проект. Но они непригодны на этапе создания плана, так как показывают
что все плохо, но совершенно не дают информации почему это так и что можно сделать.

Дальше начинается магия балансировки. Требуется минимизировать сроки выполнения каждого этапа путем обеспечения более-менее равномерной нагрузки на всех участников проекта. Для этого мы выполняем следующие действия:

Сменить исполнителя задачи.
Это имеет смысл сделать, если мы видим, что у одного исполнителя большой хвост задач,
а у другого есть явные «дыры», причем он может взять на себя некоторые работы у
первого.
Перенести задачу в другой этап.
Задача, которая приводит у удлинению срока этапа, но при этом не является необходимой
для получения результата этапа может быть перенесена на этап позже. И наоборот,
если в этапе присутствуют «дыры» в загрузке исполнителей, а изменить исполнителей
не получается, то можно попробовать взять задачи из следующего этапа.

Делать все это, к сожалению, приходится вручную, выполняя выравнивание загрузки ресурсов после каждого изменения. Несмотря на кажущуюся сложность, этот процесс обычно занимает конечное время. Проект на год из 8 участников, разбитый на 4 этапа я приводил в порядок менее чем за час.

Теперь еще раз внимательно смотрим на проект, убеждаемся, что связи между задачами расставлены правильно, что ничего не забыто, а назначения исполнителей соответствуют их специальностям и квалификации.

Учет рисков

Теперь - последний штрих: учет рисков. Честно признаюсь, я не занимался серьезным управлением рисками, но учитываю возможность возникновения определенных форсмажоров (таких как болезни исполнителей, забытые работы и т.п.). Для этого я добавляю в каждый этап фиктивную задачу с минимальным приоритетом, под названием «прочие работы» для каждого ресурса. После выравнивания ресурсов эти задачи оказываются в конце этапа. Длительность этих задач зависит от вероятности возникновения и степени вляния рисков, она зависит от способа определения оценок длительностей задач, здоровья членов команды и степени паранойи руководителя проекта. Обычно я выставлял длительность «прочих работ» примерно от трети до четверти длины этапа.

В результате всех перечисленных манипуляций у нас получается план выполнения проекта, с которым можно работать.

С этим планом мы можем:

Назвать сроки выполнения проекта и его этапов. Аргументированно и с высокой степенью
достоверности.
Оценить примерные трудозатраты по проекту

Примечание. Часто случается так, что срок выполнения получается довольно большой, и возникает резонный вопрос, можно ли его уменьшить за счет привлечения дополнительных исполнителей. Для того чтобы ответить на этот вопрос, я балансировал новый план, используя тот же набор задач, но изменяя состав исполнителей. Ответ не получался мгновенно, но это не занимало много времени.

Работа с планом

Когда проект запускается в работу, исходный план, который использовался для оценки, можно использовать и для отслеживания выполнения проекта. От руководителя проекта требуется регулярно выполнять следующие действия:

Выдавать задания исполнителями
Отмечать выполненные задания в плане
Корректировать план в случае значительных отклонений

Выдача заданий исполнителями может выполняться по разному. Можно разбить выполнение на короткие итерации, формировать пул задач на итерацию и по окончании итерации отмечать результаты. Можно сразу озвучить лнителям набор задач на этап, выдать каждому по экземпляру диаграммы Ганта и периодически опрашивать о прогрессе. Можно использовать интеграцию MS Project и TFS и загрузить проект непосредственно в TFS. Суть не в средствах. Главное - это регулярное обновление плана . Я делаю это примерно раз-два в неделю. Это дает возможность достаточно быстро увидеть проблемные участки.
Для определения проблемного участка удобно использовать различные группировки - по исполнителями, по компонентам и др. Часто может оказаться, что проект в целом идет даже с опережением, но в определенном разрезе наблюдается отставание, например один из разработчиков неожиданно уткнулся в серьезную системную проблему, которая привела к отклонениями. Использование только средней метрики не покажет этой проблемы - она всплывет только в конце этапа, когда что либо делать будет уже поздно.

Примечание. Обычно я не двигаю задачи по календарю, а только отмечаю насколько они выполнены. Отклонение от плана я отслеживаю по отклонению суммарной задачи проекта от текущего момента.

Есть другая стратегия - внесение изменений в сроки задач, «выталкивая» невыполненные задачи вперед. При таком подходе для отслеживания отклонений от плана можно использовать другую полезную функцию MS Project - базовый план. Базовый план - это просто сохраненный снимок состояния задач. Его можно сделать в начале проекта. Для сравнения текущего плана с базовым, открываем «диаграмму Ганта с отслеживанием». Для динамичного плана, когда порядок выполнения задач часто меняется, это может оказаться неудобным, поэтому я вставляю в проект контрольные точки, отражающие некоторые важные результаты проекта, и отслеживать отклонения от базового плана только для них.

Управление структурой задач с помощью пользовательских полей

Я категорически рекомендую не использовать суммарные задачи в MS Project для функциональной декомпозиции или категоризации задач. Дело в том, что иерархия задач в MS Project сильно завязана на их последовательность. А часто хочется посмотреть на задачи в разной последовательности, при этом вся структура «рассыпается». Для управления структурой задач я рекомендую использовать Пользовательские поля . MS Project имеет предопределенный набор полей с неопределенным заранее поведением, которые мы можем использовать так, как нам удобно. Например, для разбивки задач по компонентам нужно на основе текстового поля Текст1 создать поле Компонент и задать для него список значений, соответствующий компонентам системы.

После этого мы получаем возможность указать для каждой задачи компонент, к которому она относится, и, используя группировку задач по компонентам, отслеживать как идут дела.

Пользовательские поля позволяют разделять задачи по нескольким категориям, например, я разделял задачи по типу работ: Разработка, Тестирование, Документирование.
Упомяну для любопытных, что в MS Project также можно задать правила рисования диаграмм на основе свойств задач. При желании, можно сделать так, что задачи по разным компонентам будут иметь разные цвета, причем цвет будет определяться только свойством задачи, его не нужно задавать вручную для каждой задачи. Такие настройки не требуют написания сриптов, а делаются штатными средствами настройки диаграмм.

Использование пользовательских полей, а также встроенные в MS Project функции фильтрации, сортировки и группировки задач позволяют получить самые разные представления, которые позволяют получить ответы на многие вопросы, которые возникают у руководителя проекта.

Завершение проекта

В конце проекта мы получаем план, в котором все задачи выполнены. Обычно я стараюсь сохранять также и исходный план, хотя бы в качестве базового. Честно говоря, на этом этапе от MS Project мало проку, так как интересуют не плановые значения, а фактические. Какие-то решения этой проблемы предлагает MS Project Server, там есть возможность учитывать фактические трудозатраты, но это уже за пределами данной статьи.

Заключение

Я попытался обобщить свой опыт использования MS Project для практического решения задач, которые возникали передо мной, когда я руководил проектами по разработке ПО. Описанная методика не претендует не универсальность, но она, как мне кажется, достаточно проста и логична, при этом позволяет решать практические задачи руководителя проекта.
Использование этого подхода позволило мне успешно и в срок завершить не один проект.
Правда, случались и сбои. Это происходило, как правило, тогда, когда плохо была проведена подготовительная часть проекта, а именно - постановка задачи. Т.е. в результате проекта получалось не совсем то, что требовалось, а понимание этого приходило слишком поздно.

Наверняка я что-то упустил, не стесняйтесь задавать вопросы.

Планирование ресурсов по внедрению компьютерной программы на производственном предприятии

Мишкино 2015

Введение
1. Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

1.2. Редактирование свойств ресурсов
1.3. Методология планирования материальных ресурсов
1.4. Методология планирования затратных ресурсов
2. Назначение ресурсов по внедрению компьютерной программы на производственном предприятии
Заключение
Список используемых источников

Введение

Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планировании и управлении проектами.

При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Целью работы является изучение в программного продукта Microsoft Project назначение и действие различных видов ресурсов.

В соответствии с данной целью в исследовании поставлены следующие задачи:

1.Изучить типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

2. Определить методологию планирования ресурсов.

Теоретической и методологической основами исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых, исследовавших производственную и социальную инфраструктуры, Internet ресурсы, фактическим материалом, данные примера расчета завершения проекта в назначенный срок и определения резервов времени для завершения проекта.

Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

После создания предварительного календарного плана необходимо переходить к ресурсному планированию, чтобы определить:

· Конкретных исполнителей задач;

· Ответственных за достижение результата;

· Длительность задачи с учетом возможной ограниченной доступности ресурсов.

· Потребность в материалах, оборудовании, деньгах в тот или иной период исполнения проекта;

· Календарный график с учетом ограничений (недостаточности) ресурсов.

Под ресурсами в Microsoft Project понимаются люди, машины, механизмы, оборудование, материалы, затраты/доходы и поддерживаются три типа ресурсов:

Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, необходимые для исполнения проекта. Через тип «трудовой» вы должны моделировать те ресурсы, по которым нужно учитывать их загрузку/перегрузку, достаточность или недостаточность, например, загрузку десяти рабочих. Так, если у вас доступно только десять рабочих, а в проекте нужно пятнадцать рабочих, Microsoft Project покажет, когда не хватает того или иного количества рабочих.

Трудовые ресурсы влияют на длительность задач.

Материальные ресурсы используются для моделирования материалов, необходимых для создания результата проекта. Также:

a. Через данный тип моделируются подрядчики, если вас в проекте не интересует, сколько людей конкретного подрядчика будет выполнять ту или иную работу.

b. Через материальный тип ресурса моделируются также статьи затрат, если нужно учитывать их списание в единицу времени, например, аренда крана стоит 500 грн. в час.

c. Через материальные ресурсы моделируются статьи в случае, если оплата идет в валюте, отличной от валюты проекта, например, закупка лифта в долларах.

d. Через материальный тип моделируются доходы или поступления в проект, так как у материального типа ресурса можно задавать значение его стоимости равным, например, минус один (-1).

e. Через данный тип ресурса, можно моделировать трудовые ресурсы, если вам не нужно, чтобы длительность задач менялась, и вы хотите вести ежедневный учет ресурсов (Возможно спорный пункт, но он не догма и не аксиома, ведь, например, Microsoft Project умеет считать количество трудовых ресурсов на задаче, но не позволяет вводить требуемое количество на каждый день, а материальный тип это позволяет).

f. Физические объемы (м3, м2, тонны) работ моделируются через данный тип.

Затратные ресурсы , необходимы для моделирования затрат, связанных с той или иной задачей, но не зависящих ни от длительности задач, ни от назначенных на нее трудовых ресурсов, например, если нужно смоделировать положительное воздействие на того или иного чиновника, для ускорения принятия им положительного решения.

1.1. Методология планирования трудовых ресурсов

Люди, машины и оборудование необходимы для того, чтобы «делать» проект. Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project является их:

1. Стоимость – сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса;

2. Доступность – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько нужно единиц конкретного ресурса для выполнения работы.

Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник ее отдела кадров, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Последний же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса.

Перечень механизмов и их стоимости в час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика.

Информация о человеческих ресурсах также может храниться в:

1. Адресной книге Microsoft Outlook (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…), Рисунок 1 ;

Рисунок 1. Создание ресурса в Microsoft Project из адресной книги Outlook

2. Active Directory (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory»);

3. Пуле ресурсов (закладка «Ресурс – Пул ресурсов – Использовать ресурсы из…»).

Пул ресурсов – файл Microsoft Project, в котором содержатся только ресурсы.

4. В корпоративном пуле ресурсов на сервере Microsoft Project в представлении «Центр ресурсов». Для работы с корпоративным пулом ресурсов необходимо подключение к Project Server 2013 или Project Online.

Соответственно, если вы работает с Project Server 2013 или Project Online, то ресурсы, хранящиеся в базах данных продуктов, называются корпоративными, а те, которые существуют только в вашем файле проекта, называются локальными.

Рисунок 2. Добавление ресурсов из адресной книги или ActiveDirectory

Для того, чтобы в Microsoft Project создать ресурс, необходимо перейти в представление «Лист ресурсов», в колонке «Название ресурсов» ввести его название, и выбрать в колонке «Тип» нужный тип (или Трудовой, или Материальный, или Затраты), Рисунок 3 .

Если вам необходимо добавить ресурсы из адресной книги или ActiveDirectory, нужно нажать на кнопку «Добавить ресурсы» и выбрать нужный пункт.

Рисунок 3. Типы ресурсов

Каждый ресурс (с любым типом), кроме всего прочего, в проекте может быть:

1. Универсальный. Данные ресурсы, Рисунок 3, используются для определения требований к персоналу для проекта, например, к плотникам и разработчикам. Так очень часто, в долгосрочных проектах, заранее неизвестно, какая конкретно личность необходима для выполнения конкретной задачи. Поэтому сначала определяется потребность через универсальные ресурсы, т.е. для исполнения любой случайной задачи планируется имеющийся ресурс.

Например, нам в проекте будет нужен программист со знанием языка программирования C#. Но зачастую в начале проекта неизвестно, какая конкретная личность будет исполнять работу. Поэтому первоначально планируется проект, в котором назначается на задачу универсальный ресурс «Программист C#» и с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server или Project Online) определяется его знание языка программирования C#. В листе ресурсов (в Microsoft Project Server или Project Online, в «Центре ресурсов») должен быть в штате конкретный программист, у которого с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Project Server или Project Online) также определено его знание языка программирования C#. Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна «Создание группы» или «Мастер замены ресурсов» (данные пиктограммы находятся на закладке «Ресурсы» и активны только при подключении Project Professional 2013 к Project Server 2013 или Project Online).

После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами.

Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Project Server, так, как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристикам.

Планирование через универсальные ресурсы позволит, особенно, если в вашей компании есть достаточное количество персонала, которое может выполнять одинаковую работу (10 юристов или 5 маркетологов), уйти от личностного фактора, когда руководители проектов стремятся набрать «удобных» им сотрудников, что естественно может привести к перегрузке «удобных» и недогрузке «неудобных».

2. Бюджетный. Бюджетные ресурсы (трудовые, материальные и затратные) используются для моделирования общего выделенного на проект бюджета, т.е. позволяют руководителю проекта указать, сколько у него есть доступных средств, чтобы сравнить с той потребностью, которая нужна для реализации проекта.

Например, у вас есть бюджет на материалы в размере 350 тыс. р. Исходя из потребности в материалах в проекте, Microsoft Project рассчитает, что для реализации проекта, нужно на материалы потратить 323,6 тыс. р. Сравнивая бюджетный ресурс и итоговую сумму, можно будет увидеть разницу, Рисунок 4 .

На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только на суммарную задачу проекта.

Рисунок 4. Сравнение бюджета с реальной потребностью

Кроме того, у каждого типа ресурсов, может быть два варианта резервирования (выделенный или предложенный):

· Выделенный (вариант резервирования по умолчанию) – вариант резервирования ресурсов. Выделенный тип резервирования обозначает, что в случае назначения ресурса на задачу, его загрузка, время и часы, необходимые для выполнения работы, будут учитываться при анализе общей доступности и загрузке ресурса. Данный тип резервирования используется в случае, если вы точно уверены, что именно конкретный ресурс будет выполнять данную работу.

Если вы работаете с Project Server 2013 или Project Online, то при назначении выделенного ресурса на задачу и публикации проекта (п. 10.3), данный выделенный ресурс сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

· Предложенный – вариант резервирования ресурса, используется на этапе планирования проекта, когда вы еще не уверены в том, будет ли данный ресурс выполнять работы в вашем проекте или нет. Назначение ресурса с вариантом резервирования «предложенный» не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса. По предложенным ресурсам не делается выравнивание ресурсов.

При работе с Project Server 2013 или Project Online, при назначении предложенного ресурса на задачу и публикации проекта, данный ресурс не сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

Так, Рисунок 5 , на графике загрузке выделенного ресурса, Вауса Клурмана, его перегрузка, выделенная красным цветом, а перегрузка предложенного ресурса, Гоба Белдофа, перегрузка показывается стандартным цветом, настроенным для неперегруженных ресурсов.

Рисунок 5. Выделенные и предложенные ресурсы

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Работа со списком ресурсов в MS Project

Определившись с потребностями в ресурсах, Вам необходимо добавить их в план проекта.

Список ресурсов включает в себя:

Имя ресурса.
Ежедневный объем времени, в течение которого ресурс может быть задействован в выполнении задач.

Некоторые задачи требуют, что бы их выполнение проводилось более чем одним ресурсом. Для большего удобства при назначении ресурсов на такие задачи можно создавать группы ресурсов. Объединение ресурсов также делает более удобным составление отчетов. Группа ресурсов может представлять собой любую комбинацию отдельных ресурсов. Обычно используется для классификации ресурсов в целях контроля и отчетности.

В системе управления проектами MS Project Professional 2013 используются следующие типы ресурсов:

Материальные. Данные тип используется для описание материалов или бригад участвующих в проекте.
Трудовые. Данный тип ресурсов используется для описания сотрудников компании или оборудования.
Затраты. Данный тип ресурса может быть использован для описания подрядных организаций участвующих в проекте

Чтобы создать список ресурсов:

В поле «Название ресурса» введите имя ресурса.
Если Вы хотите включить ресурс в группу, укажите имя группы в поле «Группа». Если Вы хотите добавить несколько ресурсов в одну и ту же группу, укажите одно и то же имя группы для нескольких ресурсов.
Если необходимо, укажите число доступных единиц ресурса в поле «Макс. Единиц».
Для материальных ресурсов вводится размерность в поле «Единицы измерения материалов».
Укажите календарь для трудовых ресурсов проекта. Для трудового ресурса Вы можете использовать только один календарь.

Подробное описание ресурсов в MS Project

Для более подробного описания ресурсов Вам необходимо:

Перейти на представление «Лист ресурсов» и зайти на окно «Ресурс».
Станьте на интересующий Вас ресурс и нажмите кнопку «Сведения » или два раза кликните мышкой. После чего откроется окно «Сведения о ресурсе».

В поле «Адрес эл. почты» вводится электронная почта ресурса, по которой возможно связаться с ресурсом.
В поле «Учетная запись Windows» вводится логин пользователя и имя домена, в котором состоит пользователь, для синхронизации данного пользователя с корпоративным пулом ресурсов компании.
В поле «Тип резервирования» устанавливается тип резервирования для ресурса: выделенный или предложенный. Если установлен тип резервирования «выделенный», после публикации назначения на сервере, ресурсам будет разослан список задач, на которые он назначен в данном проекте. Если установлен тип резервирования «предложенный» рассылка не будет осуществляться.
В поля «Код:» указывается код ресурса по внутренней корпоративной классификации.
Для установки типа ресурса как роль, установите пункт «Универсальный», после чего возле ресурса в списке ресурсов выводится значок "нескольких лиц".
Нажав на кнопку «Изменить рабочее время… » Вы можете изменить календарь работы ресурса. Подробнее о создании календарей описано в материале «Календарь проекта »
Для настройки заметок перейдите на закладку «Заметки». Описание работы с заметками приведено в материале «Описание задач проекта ».

Назначение затрат на ресурс в MS Project

Для назначения затрат на ресурс:

Перейдите в представление «Лист ресурсов».
Выберите ресурс, которому Вы хотите назначить тариф или величину единовременного платежа.
Введите информацию в поля «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование».

Таблица норм затрат - это набор ставок или цен ресурса, а также размеров единовременных платежей за использование ресурса. Таблицы норм затрат ресурса можно использовать для того, чтобы описывать изменения ставок и единовременных платежей по ходу выполнения проекта. Например, с использованием таблиц норм затрат можно описать постепенное увеличение заработной платы сотрудников по мере завершения проекта. Всего можете описать до 25 изменений ставок и единовременных платежей за использование ресурса с указанием времени проведения изменения. MS Project будет применять новые ставки при достижении срока очередного изменения.
Вы можете использовать до пяти таблиц норм затрат для одного ресурса. Практическое значение этой возможности в том, что таким образом Вы можете использовать разные способы оплаты труда для разных типов работ. Таблицы норм затрат связываются с назначениями.
За исключением единовременных затрат за использование ресурсов, которые приходится нести в начале выполнения задачи, MS Project использует равномерное накопление затрат пропорционально выполненной работе. Однако Вы также можете использовать оплату в начале или в конце выполнения задачи.

Типы затрат для различных типов ресурсов:

Трудовые:"Стандартная ставка", "Сверхурочная ставка", "Затраты на использование"
Материальные: "Стандартная ставка", "Затраты на использование"
Затратные: Затраты назначенные на выполнение конкретных задач проекта

Чтобы создать таблицу норм затрат:

Перейдите в представление «Лист ресурсов» и на страницу «Ресурс».
Выберите ресурс, для которого надо создать таблицу затрат.
На панели инструментов нажмите на кнопку «Сведения о ресурсе ».
В окне «Сведения о ресурсе» перейдите на закладку «Затраты».

Выберите таблицу при помощи закладок A-E, поэтому вы можете назначить не более пяти типа ставок затрат. Таблица A является таблицей по умолчанию. Если Вы не укажете специально, какую таблицу норм затрат использовать для конкретной задачи, MS Project будет использовать таблицу A.
5. В полях «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование» укажите соответствующие значения. В поле «Дата действия» Вы должны указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. В поле «Начисление затрат» выберите способ выплат:

Для выплаты всей суммы при начале работы укажите «В начале».
Для постепенной выплаты укажите «Пропорциональное».
Для выплаты всей суммы в конце работы укажите «По окончании».

7. Нажмите на кнопку «OK ».

Планированием текущей деятельности и составлением планов на будущее специалисту, работающему в сфере бизнеса, приходится заниматься регулярно. Традиционно для этого применялись и применяются до сих пор некомпьютерные средства - записные книжки, еженедельники. Для планирования индивидуальной работы существует большое количество компьютерных программ, например Lotus Organizer, Microsoft Scheduler, Microsoft Outlook.

Сложность проблемы возрастает в геометрической прогрессии, когда необходимо составить общий план работы для коллектива или партнеров по бизнесу. Программы планирования этого типа менее распространены. Нередко они являются составной частью больших пакетов (таких как Scala или R6000), комплексной автоматизации учета, рассчитанных на масштаб предприятия. Для этих же целей предназначена и программа Microsoft Project.

Если вы руководите людьми и одновременно решаете множество задач, то Microsoft Project сможет существенно облегчить вам работу. Программа поможет вам:

составить план работ по одному или по нескольким проектам для группы сотрудников или отдела;
учесть возможности сотрудников, оборудования и партнеров и распределить ресурсы оптимальным образом;
вести оперативный контроль выполнения работ;
анализировать проекты сразу после составления плана, по мере выполнения с целью координирования действий и принятия решений для выправления ситуации.

Понятие о проектах и управление ими

ще недавно понятие «проект» в нашей стране относили только к комплекту конструкторских документов, описывающих сооружение или изделие. В последнее десятилетие в России, как и во всем мире, это понятие приобрело новый смысл, отражающий изменение представлений о современных методах управления.

Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два вида деятельности:

Процессы – текущие, периодически повторяющиеся операции, такие как работа конвейера или оформление отчетов.

Проекты – последовательность действий (задач), направленная на достижение уникальных результатов, например внедрение новой технологии или написание статьи.

При всем своем кажущемся многообразии проекты имеют ряд общих признаков:

они направлены на достижение конкретных целей;
они предполагают координированное выполнение взаимосвязанных целей;
они имеют ограниченную продолжительность во времени;
все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

Конечно, в каждом проекте есть специфические для каждой прикладной области процессы . Но наряду с ними практически в каждом проекте присутствуют процессы , общие для всех прикладных областей, которые и рассматриваются в управлении проектами и являются его существом. Несмотря на то что каждый из аспектов управления проектами имеет специфические особенности, методика управления для них имеет единую структуру, в которой выделяют следующие группы основных процессов:

Инициация - демонстрация необходимости проекта, его осуществимости и одобрение проекта со стороны заказчика
Планирование - описание состава работ, их последовательности и длительности, оценка потребности в ресурсах, составление календарного плана, оценка затрат, разработка бюджета проекта, набор и организация работы персонала
Исполнение - выполнение работ проекта
Контроль - принятие решений по выполнению работ проекта, корректирующие действия, оценка эффективности исполнения работ проекта
Завершение - принятие заказчиком продукта данной фазы или работы проекта

Для установления связи между задачами из разных проектов необходимо открыть оба проекта и выбрать команду Window|New Window.

В диалоговом окне New Window с помощью клавиши CTRL выделить проекты, задачи которых необходимо связать, и в полученном мультипроекте связать задачи обычным образом. «Внешние» задачи во внутреннем проекте выделены серым цветом.

Создание общего пула ресурсов

сли для нескольких проектов используются одни и те же ресурсы, то необходимо создать общий пул ресурсов. Таким пулом может стать обычный проект, в котором введены только ресурсы. Microsoft Project 2000 дает возможность обновлять пул ресурсов из других проектов.

Общий пул ресурсов позволяет:

распределять ресурсы между несколькими проектами;
просматривать информацию о ресурсах без необходимости открывать каждый проект по отдельности;
быстро находить и выравнивать ресурсы, если они перегружены в одном или более проектах;
обновлять информацию о ресурсах одновременно для всех проектов;
печатать информативные отчеты о ресурсах и их использовании по всем проектам и по каждому в отдельности.

Операцию формирования пула ресурсов можно выполнять как до объединения проектов в мультипроект, так и после этого. Различие между этими двумя вариантами заключается в том, что в первом случае следует предварительно открыть файлы проектов, ресурсы которых необходимо объединить, а во втором достаточно только открыть мультипроект.

Если перенос ресурсов выполнять не нужно - ввести список ресурсов в таблицу Resource Sheet.

Для использования пула ресурсов следует открыть проект, которому надо назначить ресурсы из пула и выбрать команду Tools|Resources|Share Resources. Если в проекте и в пуле имеются ресурсы с одинаковыми именами, а некоторые их характеристики, например оплата, различны, то можно указать, какие данные обладают преимуществом.

Если файл имеет связь с пулом ресурсов, то каждый раз при открытии проекта появляется диалоговое окно, предлагающее один из двух режимов открытия файла.

Во втором режиме - Do not open other files (Не открывать подключенные файлы) открывается только файл проекта, а пул ресурсов не открывается.

Команда Tools|Resources|Refresh Resources позволяет обновить копию используемого в файле проекта общего пула ресурсов.

Управление проектом средствами электронных коммуникаций

Числе функций управления проектом очень важными являются:

согласование принимаемых решений с участниками проекта;
доведение принимаемых решений и изменений задач до всех участников проекта;
контроль хода выполнения проекта и результатов работ.

Microsoft Project 2000 поддерживает возможность одновременной высокоэффективной работы над проектом рабочей группы пользователей в локальной или глобальной сети с использованием технологий современных электронных коммуникаций. Все участники проекта по своим функциям делятся на менеджера проекта (человек, в распоряжении которого находится файл проекта) и участников (ресурсы) проекта.

Если на компьютере установлена электронная почта, то управление проектом может осуществляться двумя способами.

В соответствии с первым из них весь файл проекта может быть послан по электронной почте. В этом случае предполагается, что на компьютере каждого участника рабочей группы установлена программа Microsoft Project 2000 и что каждый из адресатов может самостоятельно проанализировать проект средствами этой программы.

При втором способе менеджер, используя средства программы Microsoft Project 2000, направляет каждому из участников относящуюся только к нему часть проекта. При этом по электронной почте пересылается не весь проект, а специальный файл, для работы с которым на компьютере должно быть специальное программное обеспечение, находящееся в папке WGSetup дистрибутивного диска программы Microsoft Project2000. В этом случае участники проекта могут не владеть знаниями программы Microsoft Project 2000 и на их компьютерах она может отсутствовать.

В качестве программных продуктов, обеспечивающих поддержку безбумажной технологии управления проектами с помощью электронной почты, предполагается использование программ Microsoft Outlook, Microsoft Exchange или Microsoft Mail.

Прежде всего нужно настроить систему управления проектами Microsoft Project 2000 на применяемые средства электронных коммуникаций. В команде Tools|Options на вкладке Workgroup в поле Default Workgroup messages следует выбрать один из вариантов. Для каждого ресурса в представлении Resource Sheet в команде Resource Information необходимо указать электронный адрес данного ресурса и способ доступа к нему.

Рассылка файла проекта членам рабочей группы

спользуя команду File|Send To, можно произвести рассылку всего проекта в целом. При выборе данной команды менеджеру проекта предоставляются три варианта дальнейших действий:

Рассылка файла проекта очень удобна в случаях, когда члены рабочей группы имеют навыки работы не только с электронной почтой, но и с программой Microsoft Project. Кроме того, в большинстве случаев далеко не всем участникам проекта необходимо знать о ходе выполнения входящих в него задач. Участники рабочей группы могут лишь посылать комментарии для менеджера проекта, а корректировать график выполнения проекта может лишь сам менеджер.

Поддержка обмена информацией в рабочей группе

заимодействие между членами рабочей группы и менеджером проекта можно свести к следующим типовым функциям:

распределение менеджером задач между участниками проекта;
корректировка менеджером ранее распределенных задач;
анализ полученных задач членами рабочей группы и, возможно, предложения по срокам их выполнения;
запрос менеджера проекта о ходе выполнения задач;
отчет членов рабочей группы о ходе выполнения задач.

Поддержка основных функций рабочей группы проекта обеспечивает обмен сообщениями трех основных типов: TeamAssign, TeamUpdate и TeamStatus. Доступ к данным возможностям предоставляет команда Tools|Workgroup.

Обмен сообщениями между менеджером проекта и членами рабочей группы проекта осуществляется по следующей схеме: менеджер проекта, выделив задачи для конкретного исполнителя, посылает ему сообщение TeamAssign. При этом список полей, используемых при обмене информацией, может быть изменен в команде Tools|Customize|Workgroup. В диалоговом окне этой команды, сняв флажок Team members can decline tasks, можно запретить членам рабочей группы отклонять сроки назначенных им задач. При любом составе списка полей только поле Comments может быть откорректировано менеджером проекта в окне TeamAssign.

Получив сообщение TeamAssign в свой почтовый ящик и открыв его, исполнитель может принять или отклонить (если это не запретил менеджер проекта) назначенную ему работу; для отклонения работы следует щелкнуть мышью по полю Accept?

В дальнейшем в ходе выполнения проекта менеджер, посылая исполнителям работ сообщения TeamStatus, запрашивает у членов рабочей группы информацию о ходе и результатах выполнения работ. Аналогично команде TeamAssign доступным для заполнения является только поле Comment.

После получения сообщения TeamStatus член рабочей группы в поле Remaining Work вводит показатель оставшегося объема работ по данной задаче.

Проанализировав полученные отчетные данные, менеджер проекта для автоматического обновления графика проекта может в окне сообщения TeamStatus щелкнуть по кнопке Update Project. Для работы с сообщениями TeamStatus членов рабочей группы менеджер проекта может использовать почтовый ящик WebInbox. Выполнив команду Tools|Workgroup|WebInbox, можно просмотреть все сообщения членов рабочей группы, направленные менеджеру проекта.

В ходе выполнения проекта для передачи членам рабочей группы информации об изменении ранее выполненных планов и назначений менеджер проекта может посылать сообщения TeamUpdate. Получив данное сообщение, исполнитель может послать менеджеру свои соображения по сделанным изменениям.

Что в итоге?

а основании вышеизложенного можно сделать вывод, что Microsoft Project 2000 обладает достаточными возможностями для организации коллективной работы над проектами. Наряду с возможностями передачи информации по средствам электронных коммуникаций имеются средства планирования и управления несколькими проектами, осуществляемыми в пределах отдельной организации или офиса. Следовательно, Microsoft Project 2000 может не только служить «настольной» системой управления проектами, но и найти достойное применение в мелком и среднем бизнесе.

КомпьютерПресс 4"2002